Politique de confidentialité
Cette politique décrit la manière dont Solutions Plex recueille, utilise, conserve, divulgue et protège les renseignements personnels.
1. Objectif et portée
Cette politique de confidentialité décrit la manière dont Solutions Plex recueille, utilise, conserve, divulgue et protège les renseignements personnels dans le cadre de :
- du site Web https://solutionsplex.ca (le « Site »), et
- de l’application Web et mobile de Solutions Plex (le "Service").
Le Site est principalement destiné à des fins d’information et de marketing.
La majorité du traitement des renseignements personnels décrit ci-dessous concerne le Service de Solutions Plex, un logiciel de gestion immobilière destiné aux propriétaires et aux gestionnaires immobiliers.
2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec – Loi 25), la personne responsable de la protection des renseignements personnels est :
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Solutions Plex
Courriel : contact@solutionsplex.ca
Toute question, demande ou plainte concernant cette politique peut être adressée à cette personne.
3. Rôle de Solutions Plex
Dans le cadre du Service :
- Les utilisateurs propriétaires/gestionnaires immobiliers sont les responsables du traitement des données des renseignements personnels de leurs locataires et des tiers.
- Solutions Plex agit à titre de fournisseur de services (sous-traitant des données) et traite les renseignements uniquement selon les instructions des utilisateurs afin de fournir le Service.
Les utilisateurs demeurent responsables de s’assurer qu’ils disposent du droit légal de recueillir et de traiter les renseignements personnels qu’ils téléversent dans Solutions Plex.
4. Renseignements personnels recueillis
4.1 Renseignements sur le compte (utilisateurs)
- Prénom et nom de famille
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Adresse postale (le cas échéant)
- Identifiants de connexion
- Paramètres linguistiques et préférences
4.2 Données de gestion immobilière (contenu téléversé par les utilisateurs)
Selon l’utilisation du Service, les utilisateurs peuvent téléverser ou saisir :
- Renseignements sur les locataires (nom, coordonnées, dates, montants du loyer)
- Baux, annexes, avis, formulaires RL-31 et autres documents juridiques
- Documents financiers (reçus, dépenses, paiements de loyer)
- Communications et notes internes
- Documents et images liés aux propriétés
Solutions Plex ne détermine pas le contenu de ces données.
4.3 Données techniques et d’utilisation
- Adresse IP
- Type d’appareil, système d’exploitation, navigateur
- Journaux de connexion et d’activité
- Analytique d’utilisation du Service
4.4 Données de paiement
Les paiements sont traités par des fournisseurs tiers sécurisés (p. ex., Stripe). Solutions Plex ne conserve pas les numéros de carte de crédit.
5. Finalités de la collecte
Les renseignements personnels sont utilisés pour :
- Fournir et exploiter le Service de Solutions Plex
- Créer et gérer les comptes utilisateurs
- Assurer la sécurité et prévenir la fraude
- Communiquer avec les utilisateurs (messages transactionnels)
- Améliorer le Service (statistiques et analyses)
- Se conformer aux obligations légales
Les finalités secondaires (marketing, analyses avancées, reciblage publicitaire) sont soumises à un consentement distinct lorsque requis.
6. Consentement et retrait du consentement
Le consentement est obtenu de manière claire, libre, éclairée et spécifique, conformément à la Loi 25.
Les utilisateurs peuvent retirer leur consentement pour certaines utilisations non essentielles :
- via les paramètres du compte, ou
- en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Le retrait du consentement peut limiter certaines fonctionnalités du Service.
7. Témoins (cookies) et technologies similaires
7.1 Site Web
Le Site peut utiliser des témoins (cookies) à des fins statistiques et marketing (p. ex., Google Analytics, Google Ads, Meta).
7.2 Application de Solutions Plex
Le Service peut utiliser des outils d’analyse afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Les utilisateurs peuvent gérer ou refuser certains témoins (cookies) via leur navigateur ou les paramètres fournis.
8. Divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne sont jamais vendus.
Ils peuvent uniquement être communiqués à des fournisseurs de services essentiels, tels que :
- Hébergement infonuagique
- Stockage et sauvegardes
- Traitement des paiements
- Envoi de courriels transactionnels
- Outils d’analyse
Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger les renseignements personnels et de les utiliser uniquement pour fournir leurs services.
9. Transferts à l’extérieur du Québec
Certains renseignements personnels peuvent être hébergés ou traités à l’extérieur du Québec (p. ex., Canada, États-Unis).
Avant tout transfert, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels, conformément à la Loi 25.
10. Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont conservés uniquement aussi longtemps que nécessaire :
- Compte actif : pendant la durée d’utilisation du Service
- Après la fermeture du compte : conservation limitée pour une période déterminée, puis suppression
- Données financières : conservation selon les exigences légales
- Journaux techniques : durée limitée
11. Décision automatisée et outils d’analyse
Certaines fonctionnalités peuvent utiliser un traitement automatisé (p. ex., classification de documents, OCR, analyses).
Les utilisateurs peuvent :
- Demander des renseignements sur ce traitement
- Contester une décision automatisée
- Demander une intervention humaine
12. Protection des renseignements personnels
Solutions Plex met en place des mesures de sécurité raisonnables, notamment :
- Chiffrement des données en transit et au repos
- Contrôles d’accès restreints
- Surveillance et journaux de sécurité
- Procédures internes de gestion des incidents
13. Incidents de confidentialité
En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux :
- Solutions Plex avisera la Commission d’accès à l’information du Québec
- Les personnes concernées seront informées conformément à la loi.
- Un registre des incidents est tenu.
14. Droits des personnes
Conformément à la Loi 25, les personnes peuvent :
- Accéder à leurs renseignements personnels
- Demander une rectification
- Demander l’effacement, lorsque permis
- Retirer leur consentement
- Demander la portabilité des données
Les demandes sont traitées dans un délai raisonnable après la vérification de l’identité.
15. Renseignements concernant les mineurs
Le Service n’est pas destiné aux enfants de moins de 14 ans. Aucun renseignement personnel n’est sciemment collecté auprès de mineurs sans le consentement parental, lorsque celui-ci est requis.
16. Modifications à la politique
Solutions Plex peut modifier la présente politique en tout temps. En cas de changements significatifs, les utilisateurs en seront informés par l'entremise du Site ou du Service.
17. Coordonnées
Pour toute question ou demande :
contact@solutionsplex.ca
https://solutionsplex.ca