Comment organiser votre comptabilité
Si la comptabilité est organisée pendant l’année, faire les impôts devient très simple.
Voici une façon d’organiser votre comptabilité:
1. Numériser toutes les factures
Au cours de l’année, chaque facture liée à mes immeubles est numérisée. Les factures papier restent dans un envelope.
2. Classer les factures correctement
Chaque facture est ensuite classée selon deux axes :
a. soit par organisation qui détient l’immeuble (personnel ou compagnie)
b. soit par immeuble
Cela permet de savoir immédiatement à quel immeuble ou à quelle entité la dépense appartient.
3. Catégoriser les dépenses selon les règles fiscales
Les factures sont ensuite catégorisées selon le type de dépense reconnu par Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada.
4. Tenir un journal des revenus
Tous les revenus des immeubles sont inscrits dans un tableur.
On y retrouve par exemple :
a. loyers mensuels
b. remboursements
c. autres revenus liés aux immeubles
5. Exporter les données à la fin de l’année
À la fin de l’année, exportez toutes les dépenses regroupées par :
a. Organisation
b. Propriété
Les dépenses sont également séparées en deux grandes catégories fiscales :
a. Dépenses courantes
Ce sont les dépenses nécessaires à l’exploitation normale de l’immeuble, par exemple :
i. assurances
ii. entretien et réparations
iii. honoraires professionnels
iv. frais de gestion
v. intérêts hypothécaires
vi. services publics
b. Dépenses en capital
Ce sont les dépenses qui améliorent l’immeuble ou prolongent sa durée de vie.
Elles ne sont généralement pas déduites en une seule année.
Par exemple :
a. remplacement du toit avec un meilleur matériaux
b. rénovation majeure de cuisine ou salle de bain
c. remplacement des fenêtres plus haut de gamme
d. amélioration majeure du bâtiment
Ces dépenses sont habituellement amorties sur plusieurs années.
6. Envoi du rapport au comptable
Avec toutes les factures numérisées et les dépenses déjà classées, le rapport peut être envoyé directement au comptable.
Le comptable reçoit essentiellement trois éléments :
1. Un tableau des revenus qui contient tous les revenus de location de l’année.
2. Un tableau des dépenses regroupées par :
a. organisation
b. propriété
Et regroupées par catégorie fiscale avec le total par catégorie.
Par exemple :
Propriété | Catégorie | Total
Duplex A | Assurances | 1 450 $
Duplex A | Entretien et réparations | 3 280 $
Triplex B | Taxes municipales | 4 120 $
Les dépenses en capital sont également identifiées séparément.
3. Toutes les factures numérisées en ordre selon regroupement
Le comptable peut donc facilement vérifier ou demander des détails si nécessaire.
Avec cette structure, il serait même possible de remplir soi-même :
a. le formulaire TP-128 (Revenu Québec)
b. le formulaire T776 (Agence du revenu du Canada)
Et vous, comment faites-vous votre comptabilité ?
